人材派遣管理システムならプロモーションテクノロジー
皆さん、こんにちは！
本日は年間30,000現場を管理する弊社が開発した人材派遣管理システム「プロモーションテクノロジー」についてご紹介致します。プロモーションテクノロジーは、グッドウェーブの創業事業でもあるプロモーション事業を25年間行ってきて、年間30,000現場の経験から生まれた、現場の声を最大限活かした人材派遣管理システムです。
開発に至った背景は？
そもそも弊社では8年前から自社開発して使用していたシステムが存在しておりました。ただし、時代の変化に伴い、システムの使い方や、項目なども修正が必要となり、改修費用をかけてバージョンアップを何度も行ってきました。それを繰り返しているうちに「これはほかの会社も同じことをしてるのでは？」もしくは、「システムをまだ導入してない会社も存在してるのでは？」と思うようになったのです。そこで、弊社では、思い切って弊社の25年間のノーハウをもとに弊社のシステムをクラウドサービス化しようと思うようになりました。人材派遣管理システム業界において弊社は後発ですので、市場調査も半年以上行い、弊社が開発中のシステムが現存するシステムのなかで最新のものなのかも何度も確かめておりました。
プロモーションテクノロジー導入前イメージ
こちらはイベントや、派遣会社あるあるではありますが、なぜシステムが必要かというところです。結論からいうと、すべての業務がつながっていて同時に行う必要があるためです。受注を受けてからほぼ同時に行われる管理業務を並べてみると下記の通りです。
- クライアント様の案件作成
- スタッフ募集
- キャスティング
- 案件当日の備品管理
- 案件当日のスタッフ勤怠管理
- 案件当日の経費管理
- それぞれの案件の報告業務
などがあるかと思います。こちらは案件が進行中の際に発生する管理業務ですので、案件終了後も管理業務は続きます。
- スタッフ勤務確定
- 社内の経費申請・承認
- スタッフへの給与支払い
- クライアント様への請求書発信
- クライアント様への報告書提出
- 案件終了後振り返り・分析
など、終わったら終わったで多岐に渡る管理業務が発生します。こちらが一つの案件であれが何とかマンパワーで対応できるかもしれませんが、複数の案件が毎日同時に行われるとそれこそ、しっかりとした組織運営ができる会社以外、増員するか、残業で対応するしかなくなってしまいます。
プロモーションテクノロジーのこだわりのポイント
一つの案件でも膨大な管理業務が発生することから弊社ではユーザー目線でいくつかこだわったポイントがございます。
上記のバナーを作成した経緯もこういった膨大な管理業務が同時に発生するにあたり、単純に従業員を増やして対応する、もしくは残業で対応するといった考え方から「システムが仕事をする時代」という発想に変えないと社内の生産性向上につながらないと考えたためで弊社商品のプロモーションテクノロジーがその仕事を担ってもらえると信じております。
こだわりのポイント①：ダッシュボードによりスタッフの出勤・アサイン状況が一目で分かる！
上記はプロモーションテクノロジーのダッシュボードになります。普通のシステムでは最初のページが案件から並んでると思いますが、弊社では業務を時系列で並べました。上から重要性と緊急性が高いものの順に並べ、当日スタッフに遅刻は発生していないかをパッと見で分かるようにしております。そして、万が一トラブルが発生した場合は異常個所からクリックして優先的に対応できるようにしております。
当日問題がなければ今週から来週までの2週間のキャスティング状況把握になります。いつの日のアサインが不足しているかを瞬時に把握し、さまざまな属性の検索を活用して最短で空席を埋めていく。現場からの声を最大限活かし、検索にはたくさんの属性を追加しております。性別、年齢、ポジション別はもちろんのこと、今まで多く入っていた案件や、持ってる資格、過去の評価、シフト状況などで検索できます。しかも御社ならではの属性も設定できます。全国のどの拠点で探すのか、週払いか月払いかなど、さまざまな内部事情の会社が柔軟に設定できるようにしております。
2週間分のアサイン状況に問題がなければ今度は1か月分のチェック、それから見積もりや、売上推移、そして在籍スタッフの分析までリアルタイムでダッシュボードで確認できます。ですので、一般的な会社なら別のツールを使って行う、もしくは別途時間を作って行うような管理・分析業務をダッシュボード1ページで確認できるようにしました。
こだわりのポイント②：スマホ連動で簡単応募・簡単確認！
二つ目のこだわりのポイントは、スタッフの皆さんとのスムーズなコミュニケーションです。現状多くの企業様は、LINEなどのチャットツールからスタッフの皆さんと出退勤や、シフト、給与、有給などの連絡を取り合ってると思いますが、スタッフ数が多ければ多いほどその業務量はメッセージのやり取りで比例していきます。その業務軽減にこだわったのがスマホですべて完結できるようにしたことです。シフトの提出も案件にエントリーすることも各種申請や、報告書入力も今月の今年度の給与の確認もすべてスタッフの皆さんはマイページで確認できるため、本社への問い合わせは激減します。ですので、実際のコミュニケーションは面談や、業務の振り返りなど本来時間をかけて行うべき内容にフォーカスできるよう業務関連内容はすべてスマホに集約したことです。
こだわりのポイント③：取引先様への報告書は自動反映で楽に作成！
こちらも現場の声を最大限活かした報告書カンタン作成機能となります。先ほども上述しましたように案件が無事終了すると、次の案件まで余裕があるわけではなく、複数の案件が同時に行われているため、取引先様への報告書は基本残業対応になるという現場からの声がありました。
ですので、弊社ではそもそもシステムのなかで報告書が簡単に作成できる機能を搭載し、しかも事前に作成しておいたテンプレートからスタッフにお仕事として入力を依頼することができます。現場の写真も都度LINEなどでもらう必要がなく、事前に用意したテンプレートにスタッフ自身がアップロードできるようにしております。よって、スタッフがアップロードした画像と、報告内容でほぼ報告書が完成し、本社側は保存された報告書を確認したうえで添削や、追記を行い、PDF化するといった仕組みで乱雑になりやすいスタッフとのコミュニケーションを一元化した機能になっております。
こだわりのポイント④：別途分析システムを使う必要なし！スタッフ/売上分析が可能！
社会人であれば新卒から書籍や、上司・先輩、最近ではSNSなどでもPDCAをしっかり回しましょう！という話は何度も聞いてると思います。ただし、実際に毎回きちんと行われてる方はどれくらいいますでしょうか？そして、ご存じの通り、PDCAの後半の部分、チェックとアクション・改善に時間が回らないのが多くのケースではありませんでしょうか？
ただし、普通に考えるとこれは当然なことかもしれません。先ほどから繰り返しお伝えしてる通り、すべての業務が毎日同時に行われてるいるため、一つの案件が終わったからといって別途時間を作ってチェックと改善の対策立案時間が与えられてるわけではありません。ひとつの案件が終わっても次の案件がもうすでに始まってます。
ですので、弊社では分析はシステムが自動で行われるようにし、皆さんはアクション、改善の対策立案だけに時間を割けるように設計しております。よって、ダッシュボードにも日々確認したい分析内容がありますし、システムのなかでも上記のようなスタッフ動向分析、売上分析がリアルタイムで閲覧できるように制作しました。もちろん、だからといって立派な対策まで考えるようになることがイコールにはならないのですが、少なくとも分析するために別途分析ツールを導入することや、難しいEXCEL関数を駆使する必要は無くなります。
最後に
最後に弊社ならではのサービスもございます。多くのSaaSと呼ばれてる企業は導入だけしてもらってあとはマニュアルで確認して下さい。FAQから検索できますのでと言ったサポートなしの場合が多いです。サポートがあったとしてもプラス料金が発生するのが実情ですが、弊社ではサポートに関する費用は一切いただきません。まずは運用に乗るまでチャットや、電話、メールなどでサポートさせていただき、運用に乗ってからも問い合わせはいつでも可能でございます。
または、ほとんどのSaaS企業では提供していないカスタマイズ開発に関しても有償にはなりますが、ご要望に対してお見積りを発行させていただいた上で御社ならではのカスタマイズも可能でございます。
そして、スタッフや、派遣社員の個人情報を管理しているシステムでもありますので、最高セキュリティーシステムを完備しており、アメリカの国防省や、それこそAmzon本体、日本では任天堂、東京海上日動火災保険会社など、ハイレベルの機密情報管理が必要なサーバーを使用しておりますので、安心して使っていただけます。
詳しくは下記の資料請求より、ダウンロードお願いします。
