派遣管理システム導入後の効果｜他社との比較からおすすめの理由
派遣管理システム、プロモーションテクノロジーの販売開始以降、たくさんの派遣会社様と商談を重ねてきてますが、いくつか重大な問題を抱えてる企業様が多いことに気付きました。企業様のお悩みが多い順で整理すると、
- 月末に請求書作成や、請求書発送対応に追われている
- 派遣社員の給与計算にミスが多く、二度手間が発生している
- 派遣社員の契約書管理においてデジタル化が進んでいない
- 給与計算や、請求書、契約書管理など、デジタル化を進めたいが、社内にDX推進人材がいなくどこから進めればいいか分からない
- 毎月の経理業務に追われているため、未だに紙、FAXなどのアナログから抜け出すことができない
など、負のスパイラルから抜け出せずにいる企業様が多いのが実情です。失礼かもしれませんが、傾向としては都心よりも地方の方が深刻です。商談からの経験から申し上げると理由としては経営者や責任者のITリテラシーが低いことに起因していることが多いです。担当者の方々がシステム導入の必要性を強く訴えていても最終的に導入に至らないケースも多く、ほとんどが経営者や、責任者からの承認が得られないケースです。
派遣管理システムを導入すれば生産性は爆上がりするの？
「DX化、DX化と言われているけど、システム導入すれば生産性は爆上がりするの？」こちらの質問に対する答えは当然NOになります。どんなシステムかも重要ですが、御社の課題が何でシステムを導入することで何十時間もかかっていた業務が高い精度で短縮できるかどうかは使う人にもよるからです。もちろん、どんなに優秀なシステムでも使うのは人間なので狙い通り、生産性が爆上がりするかどうかは使う人次第です。
そうすると、「せっかくシステム導入しようとするのに結局使う人の問題ということ？」って疑問を持つようになると思います。
例えば、Googleでは無料でスプレッドシートを提供していますが、ご存じの通り、クラウド上で多数の人が権限管理をしながら同時に作業できる優秀なツールとなります。ただし、私が商談を重ねながら驚いたのは無料のスプレッドシートですら未だに使っていない企業様が多いことでした。EXCELで管理されてるので、最新のファイルがどれなのか、またはそれぞれの担当がファイルを持っているため、確認したくてもその担当がいないと確認ができないことが日常で起きていました。
つまり、何が言いたいかというと、DX化や、デジタル化が進まない理由は、システム導入有無ではなく、業務担当者及び経営者、責任者の方のITリテラシーの問題です。
資料請求はこちら
何から始めたらいいの？
まずは、自社内の課題がシステム導入によって解決できる課題かどうかを検証する必要があります。つまりは、人が悪いのか、道具が悪いのか、もしくは人が足りないのか、道具が足りないのかなどをはっきりとさせるアクションをお願いします。その結果、やはりシステムを導入しないと解決できない問題であれば続きをぜひご覧ください。
日本のシステムは基本ITまとめサイトに網羅されています。皆さんがGoogle検索時によくご覧になる〇〇管理システム10選！というものです。弊社も下記のアスピックさん、ボクシルさん、起業ログさんに記事投稿をさせていただいておりますので、興味のある方はご覧くださいませ。
- 人材派遣管理システム比較10選。メリットやタイプ別の選び方
- 人材派遣管理システム比較20選！おすすめサービスと選び方【派遣先企業無料あり】
- 【2023年版】人材派遣システム・ソフトおすすめ18選を徹底比較！
20選と書いてあるのを見ると、派遣管理システムを販売してる会社が20社もいることが分かります。さすがに20社全部は調べられないので、3社か、5社くらいに絞りたくなります。
3社か、5社への絞り方は、御社の課題が解決できるシステムかどうかが最優先となるかと思います。せっかく導入したのに課題が完全に克服できず、3か月や、半年くらいで解約に至るケースも多いのが現状ですし、他社からの乗り換えを検討されてる企業様からもたくさんご連絡をいただいている状況です。
20社もいるのにどうやって絞ればいいの？
では、20社もいるのにどうやって3社、もしくは5社に絞るのかについてご説明します。
１．御社の課題解決に直結する機能があるかどうかを比較する
まずは機能からの比較です。派遣社員の給与計算が一番時間がかかる業務なのに勤怠管理機能がなかったら導入する意味がないでしょう。請求書作成に一番時間がかかるのに請求書作成機能がなかったら導入する必要性が無くなります。ですので、まずは必要機能別で比較し、必要機能がないシステムは外していきましょう。20社も参入してる業界であるため、各社強みと弱みがあるのは事実ですし、割り切って一部の機能を特化してる企業様もいます。
２．予算内で運用可能かどうかを検討する
システム導入ですので、当然費用が発生します。例えばEXCELでお金をかけずに管理していたのが今後は月額を払いながらシステムを使うことになります。しかも、会社によって１アカウントに対する料金も様々です。弊社の一番最安値1,988円から他社様の25,000円まで価格帯はさまざまです。また、投資をするということは、費用対効果を考えなければなりません。月額1万円を10人の社員にかけながら年間120万円の投資をするとします。そうすると、年間120万円、もしくはそれ以上の残業代が無くならないと費用対効果が見られないこととなります。よくあるのはシステムを導入して導入した事実に満足するパターンですが、導入してからの運用が一番大事でいかに効率よく回して投資分を回収するかを考えなければなりません。
３．システム会社の担当営業が最後まで責任を持って自社の課題解決にサポートしてくれる人かどうかを比較する
弊社でも大事にしているのがやはり人です。窓口の担当が誰なのかでこのプロジェクトの成功有無が決まるといっても過言ではありません。ですので、ここは慎重にメールだけのコミュニケーションに留まらず、きちんとビデオ会議や、直接訪問で担当営業の能力を確かめてみる必要があります。業務能力のみならず、サービス精神や、ホスピタリティの部分も御社の価値観と合ってるのかご確認ください。最後は結局人。どれだけ優秀なシステムでも社内でフル活用できるようにサポートができなければただの経費に過ぎないのがシステムです。
3社に絞りました。あとはどうしたらいいの？
3社に絞ったあと、最後の1社に絞るのにおすすめしたいのはシステム会社に宿題を出すことです。御社の課題を解決できるシステムのフローをプレゼンしなさいと指示を出してください。これでいろんなことが分かるかと思います。担当営業が御社の課題を理解してサポートする気があるかどうかとか、もしくはそもそも開発能力があるかどうかなども分かるかと思います。面倒くさいと思う営業マンなら弊社では改修ができませんと断ってくるでしょう。
いつも商談をしながら思うのは皆様はクライアントさんのコンペに必死に準備して参加されるのになぜシステムはコンペさせないで導入を簡単に決めるのかなと思ったりします。おそらく、よく分からないからそういうもんだと思っていらっしゃる方が多いかと思いますが、皆様と同じくシステム会社もコンペさせていいと思います。能力や、誠意の差が出てくると思います。
まとめ
本日は派遣管理システムの選び方や、他社との比較方法についてご説明しました。上述したように機能や、費用、営業担当の比較で3社まで絞れたならいくら20社もいる激戦区の業界でも失敗はしないと思います。あとは御社の課題解決に対して本気で取り組んでもらえるパートナーかどうかの判断かと思います。もちろん、中にはカスタマーサクセス体制をそもそも用意してない会社もいらっしゃるので、それはそれで各社の戦略かと思います。弊社では専属サポーターがいつでもチャットや、ビデオ会議でつながり、サポートをさせていただいています。ぜひ、気軽にご相談くださいませ！
