3月 27 2025

【試食会イベント】ソラマチ広場

こんにちは！
もうすぐ桜も咲き始め、いよいよ春がやってくると感じる季節になってきましたね。
年度末、年度はじめの時期ですが、商業施設やイベント会場での案件の相談や企画提案依頼が増えてきております。
「こんなことを実施したいが実現可能ですか？」や「どう進めたらいいですか？」と聞かれることも多いので過去の事例にはなりますが、紹介をさせていただきます。

■実施内容

テーブルマークさま冷凍うどん50周年イベント

実施場所

ソラマチ広場

当社の役割

会場選定&提案/現調/担当者打ち合わせ
会場設営(テントなどのイベント運営備品)
キッチンカー手配
運営マニュアル/オペレーション構築
イベント進行/運営コーディネート
スタッフ手配
実施報告書作成

イベントまでの流れ

イベント実施の目的をヒアリング
↓
会場選定/提案
↓
イベント内容擦り合わせ
↓
会場レイアウト作成/必要運営備品手配/キッチンカー手配
↓
オペレーション構築/運営マニュアル作成
↓
イベント運営/コーディネート/オペレーション修正
↓
実施報告書

ここからは各パートで具体的にどういったことをするのか説明していきます。

■イベント目的のヒアリング

なぜ今回イベントを実施したいのか？
また、誰に向けたイベントか？
など、イベント実施するにあたっての目的、ゴール状態をヒアリング。

・今回の目的

冷凍うどん発売から50周年ということで、改めて自社商品の良さを知ってもらう機会を作りたい。

・ゴール状態

└冷凍うどん美味しい！と消費者の方に再認識してもらう。
└社員の皆さまが直接お客さまとコミュニケーションを取り、実際の声を聞いて、自社の商品をより好きになってもらう。

上記内容を伺い、まずはどこで、どんなことができるのか？ご提案をさせていただきました。

■会場選定/提案(実施半年前)

・場所について

└お客さまとの接点が作れる場所か？
└実施したいこと(試食提供)が叶えられるか？
を踏まえて、どんな候補があるのかを確認

候補を取りまとめて、ご提案

その後、会場の仕様や費用感、対応できることの裏どりを実施し、クライアントさまのやりたいを叶えらるように進めていきました。
会場側との交渉時に企画書の提出を求められることもあり、概要を作成し交渉。
そして、クライアントさまに情報をお戻しし、さらに交渉。
今回に関しては複数回のやり取りを経て、会場の決定となりました。

ポイント：

お客さまのやりたいを可視化すること。
期日を決めて進めること。

■イベント内容擦り合わせ

会場の手配を進めつつ、今度はイベント内容の擦り合わせ

まずはヒアリングした内容をベースにして、どう実施ができるか？をシュミレーション
└クライアントさまのやりたいことが目的に沿っていてとゴール状態が達成されるのか？
└実施するコンテンツは実現可能か？
└どこまで誰が何をやるかを線引き

ある程度の情報が集まったら、コンテンツごとにターゲットや参加条件を擦り合わせ、準備物や必要人数の精査を行う。

ポイント:

実施したいことをどうやったら形にできるか、クライアント目線、お客さま目線、運営側の目線に立って考察する。
└クライアントさまがやりたいということも運営上可能なのか？
また、参加されるお客さまはどう感じるか？などをシュミレーションする。

誰が何をするか？を明確にし、スケジュール作成

└内容が進んでいくにつれて、あれ？これが出来てないやどちらが手配をする想定だったか？
など、ぼんやりしたものが進行を遅らせる要因となります。
そのため、都度情報を整理しながら、誰がいつまでに何をすると決めて進める。

■会場レイアウト作成/必要運営備品手配/キッチンカー手配

イベントを実施するにあたって必要な運営備品の洗い出し
└会場のお客さま動線、電源の位置、会場周辺の施設の出入り口を踏まえて会場全体のレイアウトを作成
実際に現調に行った際の人の流れや情報を基に、コンテンツの一つ一つをどうレイアウト組むとより良いのか？いくつかシュミレーションを作成
レイアウトや動線の組み方1つで、イベントの見え方や参加率、オペレーションの組み方が変わってくるためで、
限られたスペースを有効活用できているか？や他のお客さまの妨げになっていないか？など頭に入れながらレイアウトを組んでいく。

レイアウトを組んだら、各コンテンツで必要な備品を算出し、見積もりを作成。
今回は屋外での実施ということもあり、雨天時に対応ができるようにテント設置の提案や試食提供用のキッチンカー手配などを進めた。

ポイント:

・会場周辺の設備や動線などを踏まえてレイアウトを何パターンか作成し、イベント成功に向けてどのパターンがいいかをイメージできるようにした。
・当日急遽必要になったということが無いように、必要であろうものを洗い出し手配を進めた。

■オペレーション構築/運営マニュアル作成

今回、オペレーション構築については大きく3つ

1)試食提供について

1日3,000食の試食提供を滞ることなく、提供するにはどうすると良いか？
今回は参加条件はなく、おみくじを引いてもらって、賞品をプレゼント→試食提供の流れ
絶え間なく試食提供をすることが想定されていたので、対応できるよう事前にシュミレーションをして、キッチンカーのレイアウトを工夫。
人員配置も含めて、提供できるようなレイアウトを作った。

2)導線対応について

実施するコンテンツ、実施エリアが決まったら、それぞれ参加されるお客さまの流れを想定し、導線計画・導線確保を運営マニュアルに反映。
導線確保はとても大事で、事故なく安全に運営する上では欠かせません。

ポイント：

事前のシュミレーションは大事で、最小限の想定では有事の際に対応できないことが多い。
結果バタバタしてしまい、対応ができないケースがほとんどである。
事前に混雑した場合の対応を予め決めておくことが大切です。

■イベント運営/コーディネート/オペレーション修正

イベント当日は事前にシュミレーションした内容を再度運営ディレクターと確認。

確認した内容を基に運営スタッフとオリエンを実施。
オリエンではイベントの目的、各自のポジションとその役割などを伝え、本番に備えます。
今回はクライアントの皆さまと一緒に運営をするため、クライアントの期待や温度感を伺い、同じ温度感で取り組めるように意識して臨みました。
参加者の方から見たら、クライアントも運営ディレクターも運営スタッフも違いはわからないものです。
クライアントと同じ温度感で立ち振る舞い含めて対応できるようオリエン時に伝達します。

開始直後から想定以上のお客さまに参加をしていただきました。
運営ディレクターとは、

運営スタッフの対応はオリエン通りにできているか？
導線確保はできているか？
試食の提供スピードは問題ないか？
他のコンテンツへ誘引できているか？

など確認。

待機列が想定以上に伸びたため、どこに列を作ればいいか？
また、提供スピードを上げていくにはどうしたらいいか？や、試食後、イベントコンテンツ参加への促しなども含め擦り合わせをして、運営スタッフに落とし込み。
結果、スムーズに試食提供を実施し、コンテンツ参加率も上がって賑わいを見せました。
1日の試食目標数3,000食を超えるほどの参加がありました。

1日目実施終了後は、1日の振り返りを行い、翌日の運営をどう進めると良いか擦り合わせをし終了。
2日目は1日目を踏まえての実施で開始後からスムーズな運営が行え、結果試食目標の3,000食をイベント終了の1時間前に達成。
2日間で目標試食数の6,000食を無事に達成することができました。

ポイント:オリエンの実施

運営スタッフに対して、下記内容を伝えています。
└何のためにこのイベントを実施するのか？
└目標数字の共有
└各自のポジションと役割特にポジションを伝えるだけではどうやればいいか？やり方がわからないこともあるため、実際に本番を想定してロールプレイングをする。
練習でできないと本番でできるわけがないのと、運営スタッフが自分の役割の理解のためです。

オペレーション修正

事前にシュミレーションした内容の通りに行かないこともあります。
その時はお客さまにとって、運営側にとって最善が何か？を考え改善を図ります。
運営ディレクターはイベントを外側から俯瞰して見て、クライアントやスタッフにもヒアリングし、オペレーション修正を試みます。
常にどうやったらこのイベントがより良くなるか？を考え、形にするのがディレクターの役割です。